Sotatilaan valmistautuminen

Sota kehittyy kuin sairaus. Ensin uskot, ettet voi koskaan sairastua. Sitten huomaat lievää oireilua. Kuvittelet, että oireilu on ohi menevää. Ajan myötä oireet voimistuvat. Oireiden pahentuessa alat pelkäämään pahinta. Lopulta pahin tapahtuu. Virallisen diagnoosin myötä eletyn elämän arvot haastetaan.

Oireiden vähättely ja sivuuttaminen ei auta. Aina on kuitenkin toivoa ja mahdollisuus selvitä eteenpäin taistelemalla. Taistelua ei ole koskaan hävitty ennen kuin lopettaa yrittämästä ja luovuttaa.

Yhteiskunnan siirtyessä sotatilaan yrityksen on tärkeää huomioida useita liiketoiminnan jatkuvuuteen liittyviä asioita. Ensinnäkin yrityksen on varauduttava ja sopeuduttava nopeasti muuttuviin olosuhteisiin varmistaakseen toimintansa jatkuvuuden ja täyttääkseen mahdolliset velvollisuudet yhteiskuntaa kohtaan.

Näiden asioiden ennakoiva huomioiminen auttaa yritystä sopeutumaan ja selviytymään sotatilanteessa sekä tukemaan yhteiskuntaa sen vaatimissa muutoksissa. Varautuminen kannattaa aloittaa jo ennen tilanteen eskaloitumista, jotta suunnitelmien toimeenpano sujuisi tehokkaasti. Viisas varautuu ajoissa.

Yrityksen varautuminen
Yrityksen on tärkeää varautua sotatilaan ennakolta, koska sodan kaltaiset poikkeusolot aiheuttavat äkillisiä ja merkittäviä haasteita, jotka vaarantavat liiketoiminnan jatkuvuuden, henkilöstön turvallisuuden ja yrityksen maineen. Asiakkaiden ja sidosryhmien luottamus yritystä kohtaan säilyy, jos yritys voi osoittaa olevansa valmistautunut ja kykenevä toimimaan myös sotatilanteessa.

Miten yrityksen tulisi varautua sotilaallisen kriisin tai hyökkäyksen kaltaiseen poikkeustilanteeseen suunnitelmallisesti. Ennakointi on olennaista, jotta yritys voi sopeutua nopeasti ja selvitä mahdollisimman vähin vahingoin. Varautumisen laiminlyönti asettaa yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden haastavaan tilanteeseen, koska eskalaation tapahduttua monet tärkeiksi havaittavat asiat on mahdotonta saada riittävän tehokkaasti järjestykseen. Keskeisiä huomioitavia asioita ovat mm:

Varmista henkilöstön fyysinen ja henkinen turvallisuus. Laadi puuttuvat evakuointisuunnitelmat ja varmista työskentelyolosuhteet. Luo luottamusta ja turvallisuudentunnetta organisaation sisällä ja ulkopuolella.
Varaudu tarjoamaan työntekijöille yhteisöllistä henkistä tukea ja panosta työyhteisön solidaarisuuteen.
Varaudu henkilöstön vähenemiseen. Sotatilassa osa henkilöstöstä kutsutaan asepalvelukseen tai siviilitehtäviin. Laadi suunnitelma miten puuttuva työvoima voidaan korvata tai toimintoja sopeuttaa joustavasti.
Varaudu ennakolta toimintojen priorisointiin. Suunnittele liiketoiminnan elintärkeiden toimintojen ylläpito, kuten tarvittava henkilöstövaraus, välttämättömien tuotteiden ja varaosien hankinta sekä varastointi, logistiikka, energiahuolto, työterveyshuolto, elintarvikehuolto jne.
Varaudu kriisiviestintään. Avoin ja säännöllinen viestintä työntekijöiden kanssa vähentää epävarmuutta. Pidä asiakkaat, kumppanit ja muut sidosryhmät ajan tasalla yrityksen tilanteesta.
Tutustu poikkeusolojen lainsäädäntöön ja seuraa tarkasti poikkeuslakien ja viranomaismääräysten mahdollisia vaikutuksia yrityksen toimintaan.
Varaudu tuotannontekijöiden luovutuksiin. Valtio voi ottaa poikkeusoloissa omaan käyttöön mm. välttämättömiä tuotantotiloja, halleja, työkoneita, laitteita, ajoneuvoja ja jopa peräkärryjä.
Varaudu tuotantosuunnan muutoksiin. Pohdi onko yrityksesi liiketoiminta sen laatuista, että tuotanto voidaan sopeuttaa tukemaan sotaponnisteluja, esimerkiksi määrätä valmistamaan kriittisiä tarvikkeita.
Arvioi varastojen menekki ja suunnittele varastojen riittävyys kriisitilanteessa sekä varaudu toimituskatkoksiin. Suunnittele myös varastojen hajauttaminen eri paikkakunnille.
Varaudu toimitusketjujen häiriöihin. Varmista korvaavat toimittajat ja hankintaketjut mahdollisuuksien mukaan.
Varmista yrityksen likviditeetti ja varaudu kassavirtojen häiriöihin. Keskustele pankkien ja sijoittajien kanssa ennakoivasti mitä ratkaisuja on mahdollista ottaa käyttöön.
Suunnittele ja hajauta mikäli mahdollista yrityksen pankkipalvelut Suomessa ja ulkomailla toimiville pankeille.
Tarkista kattaako vakuutukset sodan tai poikkeustilanteen aiheuttamia menetyksiä.
Laadi toimintasuunnitelmat poikkeusolojen eri skenaarioita varten.
Pohdi liiketoimintojen suojaväistömahdollisuuksia mm. toimintoja hajauttamalla eri paikkakunnille ja mahdollisuuksia siirtyä etätyöskentelyyn, jos infrastruktuuri sen sallii.
Hanki puhelin- ja tietoliikennepalvelut kahdelta eri operaattorilta.
Varaudu sähkökatkoihin yrityksen tarpeen ja mahdollisuuksien mukaisesti kiinteän varavoimalaitteiston, liikuteltavien aggregaattien ja akustojen avulla.
Varaudu kyberuhkiin. Sotatilanteessa kyberhyökkäykset yleistyvät. Varmista tietojärjestelmien suojaus ja ota tiedoista säännöllisesti varmuuskopioiden lisäksi suojakopiot ja säilytä niitä maantieteellisesti riittävän etäällä.
Arvioi ennalta, miten yrityksen palvelutarjonta ja kysyntä vastaa sota-ajan kysyntää ja miten palvelutarjontaa sopeutetaan vastaamaan kysynnän muutoksia.
Yritysten välisissä sopimuksissa mainitaan sopimusehtojen joukossa ylivoimainen este (lat. force majeure) jollainen on mm. sotatila, joka ei ole osapuolten hallittavissa. Ylivoimainen este vapauttaa sopimusosapuolen tilapäisesti tai pysyvästi vastuusta täyttää sopimusvelvoitteensa. Sotatilaan varautumisessa on suositeltavaa tarkastella tältä osin keskeisten sopimusten kirjauksia ja arvioida niistä toiminnoille aiheutuvia riskejä.
Pohdi yrityksen mahdollisuuksia osoittaa yhteiskuntavastuuta osallistumalla kriisin hallintaan, kuten tarjoamalla tukea paikalliselle yhteisölle.